Statuten

Alle verplichtingen van een vereniging staan beschreven in onze statuten. De statuten van het PFK kunnen hier geraadpleegd worden.

Inlichtingsformulier

Het inlichtingsformulier moet verplicht worden ingediend samen met het bankformulier. Dit dient te gebeuren voor 15 oktober (19 uur) elk jaar. Indien deze dag in het weekend valt, dan wordt de deadline vervroegd naar de vrijdag voor 15 oktober. Dit formulier kan worden gegenereerd via deze pagina en moet in persoon worden ingediend bij de DSA als ook een kopie via mail (2 keer indienen dus!).
Onder de sectie Bestuursleden moeten de UGent gebruikersnamen ingevuld worden van de Voorzitter, Vice-Voorzitter, Penning en Webmaster. De eerste drie functies moeten uniek zijn en mogen niet gecombineerd worden door één persoon, webmaster mag wel gecombineerd worden door een ander bestuurslid. Alle bestuursleden moeten al ingeschreven zijn voor het nieuwe academiejaar, in theorie kan dit formulier dus al in de vakantie ingediend worden indien geen van de betrokken bestuursleden herexamens hebben en zich dus al inschrijven voor het nieuwe academiejaar.

Bankformulier

Dit formulier moet samen ingediend worden met het inlichtingsformulier op 15 oktober (19 uur) elk jaar. Indien deze dag in het weekend valt, dan wordt de deadline vervroegd naar de vrijdag voor 15 oktober. Dit formulier kan worden gegenereerd via deze pagina en moet in persoon worden ingediend bij de DSA als ook een kopie via mail (2 keer indienen dus!).
Onder de sectie Bankgegevens moeten de namen van rekeninghouders ingevuld worden (deze dienen overeen te komen met wat de bank als rekeninghouders ziet) maar deze personen moeten niet ingeschreven zijn aan de UGent dus deze kunnen in theorie steeds dezelfde personen blijven. Dit formulier moet ondertekend worden door de bank om te valideren of de namen van de rekeninghouders kloppen voor dit document ingediend wordt bij de DSA. VZW's moeten hierbij opletten dat hun statuten eerst aangepast moeten worden vooralleer ze hun rekeninghouders kunnen aanpassen en dit kan een tijd duren. Hier raden wij aan om dus ook de vorige rekeninghouders in te vullen en de rekeninghouders bij de bank pas te veranderen na de deadline.

Subsidies

Een gedetaileerd overzicht over het gebruik van subsidies is terug te vinden hier, hier en hier. We raden jullie ten sterkste aan deze documenten door te namen aangezien hier exact instaat wat wel en niet subsidieerbaar is.
Om subsidies voor een activiteit aan te vragen moet deze activiteit eerst (op voorhand) ingegeven zijn op het DSA controlepaneel en moet dit document ingevuld worden. Een uitstekend voorbeeld van hoe dit moet gebeuren is te zien op dit filmpje. Bij extra vragen over wat wel of niet subsidieerbaar is, kan je terecht bij de DSA of het PFK bestuur.
Er zijn twee subsidiedealines. De eerste deadline tijdens het academiejaar is op 1 december (of de vrijdag ervoor indien de deadline in het weekend valt). Op deze datum dienen ALLE subsidies van het afgelopen boekjaar ingediend worden, laattijdige subsidies worden niet goedgekeurd.
De tweede deadline valt op 10 mei en verplicht verenigingen op zijn minst één subsidieaanvraag in te dienen. We raden jullie dan ook ten sterkste aan om direct ALLE subsidies van het afgelopen semester in te dienen, zodat er geen subsidies verloren gaan bij de bestuursovergang. Een activiteit waar subsidies voor aangevraagd wordt, kan hoogstens break even draaien, onder geen enkele omstandigheid zal een winstgevende activiteit gesubsidieerd worden.

Jaarverslag

Elke erkende studentenvereniging dient jaarlijks voor 10 februari (of de vrijdag ervoor) een jaarverslag van het afgelopen burgerlijk jaar in te dienen om hun erkenning door de Universiteit Gent te verlengen. Het jaarverslag moet digitaal (liefst als één PDF-bestand) elektronisch verstuurd worden naar secretariaat@student.ugent.be. Het jaarverslag bestaat uit twee delen.
Het eerste deel bestaat uit 'een opsomming van de actieve bestuursleden, waaruit blijkt dat de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster UGent-studenten zijn die ingeschreven zijn voor minstens 27 studiepunten'. We verwachten dus een overzicht van wie welke functie uitoefent binnen het bestuur en de inschrijvingsbewijzen van de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster. Je dient hiervoor het attest 'Inschrijvingsbewijs met opleiding' gebruiken, dat je kan vinden op oasis.ugent.be, onder ‘Mijn Oasis’ en vervolgens ‘Attesten’. Let hierbij op dat zeker het aantal studiepunten bij vermeld staan aangezien dit zeer belangrijk is en zonder het document niet geldig is. We raden hierbij aan om een overzicht te geven van het vorig bestuur (het tweede semester van het vorig academiejaar valt onder het huidig burgerlijk jaar) en het volledig nieuw bestuur met de inschrijvingsbewijzen in bijlage.
Het tweede deel bestaat een overzicht van de activiteiten die het afgelopen burgerlijk jaar georganiseerd heeft. Het jaarverslag bestaat uit minstens 10 activiteiten, waarvan voor minstens 5 van de activiteiten gemotiveerd dient te worden dat ze kaderen binnen de doelstellingen van de studentenvereniging. Alle opgenomen activiteiten moeten bovendien voldoen aan de volgende 4 voorwaarden:

• De activiteit vond plaats in het afgelopen boekjaar.
• De activiteit was toegankelijk voor alle studenten of voor de leden van de vereniging.
• De activiteit moet op voorhand aangekondigd zijn geweest via het DSA controlepaneel.
• De activiteit moet voldoende gestaafd worden met bewijsstukken (vb. facebook event, foto van op de activiteit).

Cambio

De DSA stelt Cambio poolkaarten ter beschikking voor erkende verenigingen. Hiermee kunnen verenigingen een auto gebruiken voor allerlei logistieke doeleinden en deze is bovendien nog eens subsidieerbaar. De officiële DSA pagina omtrent de Cambio verhuur kan je hier raadplegen.
De procedure om van deze dienst gebruik te maken is redelijk eenvoudig. We raden jullie aan om in persoon naar het secretariaat van de DSA te gaan en daar te vragen of er nog poolkaarten ter beschikking zijn (toch voor de eerste keer, nadien kan je gewoon een mail sturen als je de procedure onder de knie hebt). Je geeft de datum(s) op wanneer je de cambio zou gebruiken als ook de gewenste oppikplaats en het gewenste type van auto (het secretariaat zal je hier zeker bij helpen de eerste maal). Nadat de reservatie gebeurd is, krijg je een Cambio poolkaart mee (of moet je die gaan oppikken aan het secretariaat indien je via mail gereserveerd hebt) samen met een cijfercode. Op het uur van reservatie ga je met de poolkaart naar de oppikplaats en houd je de kaart tegen de ontvanger onder de voorruit zodat deze zal ontgrendelen. In het handschoenkastje zal je de sleutel van de auto terugvinden met daaraan een toestel waar je de cijfercode in moet geven. Viola, nu ben je klaar om te rijden.
Breng de auto tijdig terug naar dezelfde plaats (en zorg dat de tank minstens 1/4de vol is, op die manier kan ook de volgende gebruiker aan zijn/haar rit beginnen zonder onmiddellijk te moeten tanken), vergrendel de sleutel opnieuw en vergrendel de auto met de badge. Nu hoef je enkel de badge terug te brengen naar het secretariaat van de DSA.
Is de tank minder dan 1/4de vol na je rit of moet je tanken? Gebruik de tankkaart die zich aan boord bevindt van de Cambio. Let er ook op dat je nadat je getankt hebt, de kilometerstand op het ogenblik van de tankbeurt invult op het ritverslag. P.S. Kijk voor je langs rijdt aan de pomp, even op de tankkaart bij welke merken je terecht kan.

Glazen huren

Vele studentenverenigingen gebruiken Levi Party Rental om glazen, een bar tap, tafels etc. te huren. Je kan alles laten leveren of je kan met behulp van een Cambio alles zelf gaan oppikken.

Vergoeding voor sprekers

Indien een spreker uitleg komt geven over een specifiek onderwerp, kan deze hiervoor rechtstreeks vergoed worden vanuit jullie subsidies. De maximale vergoeding voor alle sprekers samen, reiskosten inbegrepen, bedraagt 112,5 Euro per academiejaar. Voor de reiskosten moet een origineel bewijs geleverd worden. Om een vergoeding aan te vragen, hoef je enkel dit document in te vullen en af te geven bij de DSA. In het regelement van subsidies staat dat goederen met persoonlijke eindbestemming als ook spijs en drank WEL subsidieerbaar zijn voor een spreker, indien het originele bewijsmateriaal mee wordt ingediend.

Andere

Een ander overzicht over de belangrijke deadlines kan je hier altijd raadplegen.
Het PFK staat samen met zes andere Konventen als ook de DSA, GSR, Schamper, Urgent.FM, 12urenloop, Massacantus in voor het bijstaan van de verschillende studentenverenigingen in Gent, hiervoor komen de voorzitters geregeld samen op de Vergadering van KonventsVoorzitters (VKV). Daar beslissen wij over zaken zoals de subsidiebedragen als ook hoe wij als studenten kunnen bijdragen aan het algemeen leven in Gent. De verslagen van deze vergaderingen kunnen hier worden geraadpleegd. Heb je zelf een voorstel of een vraag dat groter is dan de werking van één Konvent? Stel deze dan aan het PFK bestuur zodat dit voorstel kan voorgelegd worden aan de VKV.